Lloyd Blankfien - một trong những nhân vật quyền lực nhất Phố Wall

Tôi đã khuyên nhiều nhà lãnh đạo theo dõi cách họ sử dụng mỗi giờ hằng ngày, và phân loại thời gian cho các loại hoạt động như phát triển kinh doanh, quản lý con người, và lên kế hoạch chiến lược. Trong hầu hết mọi trường hợp, các kết quả của bài tập này đã gây ngạc nhiên, thậm chí là kinh ngạc – có sự không thống nhất giữa các ưu tiên hàng đầu và cách sử dụng thời gian.

Ví dụ, một vị giám đốc điều hành của một công ty sản xuất cỡ vừa đã nản lòng vì ông làm việc 70 tiếng mỗi tuần nhưng dường như không bao giờ theo kịp tiến độ. Cuộc sống gia đình của ông bị ảnh hưởng, và ở nơi làm việc, ông thường không có thời gian cho nhân viên của mình hay các khách hàng lớn.

Tôi đã khuyên ông lùi lại và đánh giá lại cách ông quản lý thời gian từng giờ trong vòng một tuần. Chúng tôi ngồi lại để kiểm tra các kết quả và chú ý rằng ông đã sử dụng một lượng lớn thời gian để phê duyệt các chi phí của công ty, một vài khoản rất nhỏ vào khoảng 500 đô - trong khi công ty có doanh số bán hàng 500 triệu đô.

Tại văn phòng của tôi, ông gặp khó khăn trong việc giải thích tại sao ông lại không phân công một phần trách nhiệm này cho các cấp dưới. Hóa ra đây là hoạt động được để lại từ nhiệm kỳ trước - khi công ty có quy mô nhỏ hơn rất nhiều.

Bằng cách giao việc phê duyệt các chi phí hoạt động dưới 25.000 đô cho cấp dưới, ông nhận ra rằng ông có thể tiết kiệm đến 15 giờ mỗi tuần. Ông hết sức ngạc nhiên rằng mình đã không nhận ra vấn đề và thực hiện thay đổi đơn giản này sớm hơn.

Cách bạn sử dụng thời gian là một câu hỏi quan trọng không chỉ cho chính bạn mà cho cả đội ngũ làm việc cùng bạn.

Giám đốc điều hành của một công ty dịch vụ chuyên nghiệp với 300 nhân viên và tốc độc tăng trưởng nhanh đã nhận ra rằng, để xây dựng công ty, các giám đốc cấp cao cần phát triển mối quan hệ chặt chẽ và thực chất hơn với khách hàng. Điều này đồng nghĩa với việc các nhà quản trị cấp cao cần nhiều thời gian ngoài văn phòng hơn là dành cho các cuộc họp.

Khi được hỏi cách sử dụng thời gian, vị giám đốc điều hành đã không thể trả lời. Sau khi theo dõi trong một tuần, ông bị sốc khi nhận ra rằng ông đã dành một phần lớn thời gian cho các công việc hành chính liên quan đến việc quản lý công ty.

Ông nhận ra, sự chú ý mà ông dành cho những vấn đề này đã không phản ánh được các ưu tiên của công ty và đã gửi một thông điệp sai cho nhân viên viên của mình. Ông lập tức thúc ép chính mình để phân công một số lượng lớn công việc hành chính cho cấp dưới, tăng lượng thời gian làm việc với khách hàng, và tạo nên một hình mẫu sống động cho nhân viên của mình. Ông chỉ đạo từng giám đốc cấp cao làm các bài tập phân phối thời gian tương tự, để đảm bảo rằng họ đang dành đủ thời gian cho các khách hàng.

Đương nhiên, cách mà một nhà lãnh đạo sử dụng thời gian của mình còn tùy theo yêu cầu của công viêc, vốn phụ thuộc vào thời gian trong một năm, các thay đổi nhân sự, và các nhân tố bên ngoài. Điều quan trọng là dù bạn quyết định điều gì, việc phân phối thời gian cần là một quyết định sáng suốt phù hợp với mục tiêu và các ưu tiên của công ty.

Với áp lực vận hành một công ty, việc mất tập trung là điều dễ xảy ra, vì vậy bạn cần hỏi bản thân câu hỏi này thường xuyên. Giống như khi bạn lùi lại và đánh giá một quyết định đầu tư quan trọng, bạn cần bình tĩnh đánh giá cách bạn đầu tư thời gian của mình.